Після створення в базі даних окремих таблиць по кожній темі необхідно вибрати спосіб, яким Microsoft Access буде поєднувати данні таблиць. Насамперед варто визначити зв'язки між таблицями. Після цього можна створювати запити, форми і звіти для одночасного відображення даних із декількох таблиць.
Наприклад, поля в декількох таблицях повинні бути скоординовані таким чином, щоб відображати відомості про одне й те саме замовлення.
Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях
У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці (головної таблиці), що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці (підлеглої таблиці).
Зовнішній ключ - одне (або декілька) полів у таблиці, що містять посилання на поле (або поля) первинного ключа в іншій таблиці.
Поле зовнішнього ключа визначає спосіб зв'язування таблиць. Вміст поля зовнішнього ключа повинен збігатися з умістом ключового поля, хоча імена полів можуть при цьому не збігатися.
Міжтабличний зв'язок - це відношення, встановлені між полями (стовпцями) двох таблиць.
Існують зв'язки з відношенням «один-до-одного», «один-до-багатьох» і «багато-до-багатьох».
При відношенні «один-до-багатьох» кожному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більш одного відповідного йому запису в таблиці A.
Є найбільше часто вживаним типом зв'язку між таблицями. Дозволяє уникнути повторень однотипної інформації.
При відношенні «один-до-одного» запис у таблиці A може мати не більш одного зв'язаного запису в таблиці B і навпаки.
Зв’язок цього типу використовуються не дуже часто, оскільки велика частина даних, зв'язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю. Відношення «один-до-одному» може використовуватися для поділу дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці, яку треба захистити, а також для збереження даних, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці.
При відношенні «багато-до-багатьох» одному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одному запису в таблиці B кілька записів у таблиці A.
Цей тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається з двох полів, що є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «багато-до-багатьох» по суті справи являє собою два відношення «один-до-багатьох» із третьою таблицею.
У Microsoft Access зв'язок між таблицями визначається шляхом додавання таблиць у вікно
«Схема даних» із наступним перетаскуванням ключового поля з однієї таблиці в іншу.
Тип зв’язку в створюваному Microsoft Access зв'язку залежить від способу визначення полів:
- Відношення "один-до-багатьох" створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є ключовим або має унікальний індекс.
- Відношення "один-до-одного" створюється в тому випадку, коли обидва поля є ключовими або мають унікальні індекси.
Цілісність даних визначає систему правил, які використовуються для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також забезпечують захист від випадкового видалення або зміни зв'язаних даних.
Для відносин, у яких перевіряється цілісність даних, користувач має можливість указати, чи варто автоматично виконувати для зв'язаних записів операції каскадного відновлення і каскадного видалення. Тоді зміни у даних головної таблиці автоматично відобразяться у всіх підлеглих.
